Làm Cách Nào Để Ngày Làm Việc Trở Nên Hiệu Quả? | Work Smarter, Not Harder – Ep 1 | SmartV

Chào các bạn, hôm nay mình sẽ đề cập đến một vấn đề mà hầu như tất cả chúng ta đều đã từng trải qua. Đã bao giờ bạn cảm thấy quá tải bởi khối lượng công việc phải làm? Hay bạn có thường xuyên bị trễ deadline? Hoặc quên mất phải làm một việc quan trọng

Chào các bạn, hôm nay mình sẽ đề cập đến một vấn đề mà hầu như tất cả chúng ta đều đã từng trải qua. Đã bao giờ bạn cảm thấy quá tải bởi khối lượng công việc phải làm? Hay bạn có thường xuyên bị trễ deadline? Hoặc quên mất phải làm một việc quan trọng và mọi người phải nhắc nhở bạn để hoàn thành nó? Thậm chí, nhiều lúc bạn còn không biết thời gian trong ngày của mình đã dùng cho việc gì. Đó là hậu quả khi chúng ta không có những phương pháp sử dụng và quản lý thời gian hợp lý. Bài viết này sẽ đưa ra một công cụ cực kỳ đơn giản, nhưng đáng ngạc nhiên là không có nhiều người sử dụng nó để giải quyết những những vấn đề này. Hãy cùng xem qua câu chuyện dưới đây nhé.

Đó là một buổi chiều thứ 6, Sam phải chuẩn bị để rời văn phòng vào lúc 5:00 PM. Trước lúc ra về, cậu cần phải hoàn thành một bản báo cáo cho sếp của cậu. Bài báo cáo sẽ chiếm khoảng 2 giờ đồng hồ và deadline là 3:00 PM. Sau đó, cậu cần phải viết phần tổng kết của bản báo cáo và nộp nó vào lúc 5:00 PM. Cậu ước tính phần tổng kết này sẽ tốn thêm 30 phút để hoàn thành. Sam cũng muốn xem qua một vài email mà cậu đã lưu lại để chắc chắn rằng cậu đã giải quyết chúng ổn thoả. Sam không chắc rằng việc này sẽ tốn bao nhiêu thời gian, vì thế cậu đi ăn trưa và trở lại vào lúc 1:00 PM. Cậu bắt đầu đọc qua những email.

Trong đó có một email từ đồng nghiệp nhờ cậu giúp nghiên cứu một vài thông tin sai lệch trong doanh số Viết rằng: “Sam, nếu cậu có thời gian, cậu có thể xem giúp tôi một vài con số chứ? Tôi cảm thấy chúng không cân bằng và tôi cần phải thảo luận chúng với ngài chủ tịch vào thứ 5 tuần tới.” Sam bắt đầu nhìn vào những con số, cậu không hiểu chúng và không biết chúng đến từ đâu. Vì thế cậu bắt đầu nghiên cứu bằng cách nhìn xuyên suốt các báo cáo doanh thu từ 6 tháng trước. Cậu làm việc rất chăm chỉ truy tìm dữ liệu theo từng tháng với hy vọng tìm được nguyên nhân gây mất cân bằng liệu có sai sót hay tính toán nhầm lẫn nào.

Reng reng Điện thẹo reo!! Sam bắt máy. Người gọi là sếp của cậu. Và cũng nhờ đó, cậu dứt ra khỏi sự tập trung trong việc tìm kiếm số liệu. Oops!! Khi nhìn lại đồng hồ, cậu mới biết bây giờ đã là 4 giờ chiều. Sếp của cậu đang gọi để hỏi về bài báo cáo lúc 3:00 PM. Sam nhớ lại, email viết rằng thời điểm đồng nghiệp của cậu thảo luận với ngài chủ tịch về những con số sai lệch trong doanh thu là thứ năm tuần tới. Tuy nhiên, Sam đã quá hăng say trong việc nghiên cứu những con số và cậu vẫn chưa bắt đầu báo cáo. Cậu dễ dàng để bản thân bị phân tán và không làm những việc nên được ưu tiên trước khi đến với việc check email.

Bây giờ, Sam sẽ phải ở lại trễ hơn để hoàn thành nốt phần công việc còn lại kể cả đó là tối thứ 6. Và dù thế nào đi nữa, cậu cũng đã làm sếp thất vọng về mình khi không hoàn thành phần việc được giao đúng giờ hẹn. Rõ ràng, tất cả những hậu quả trên đến từ việc không lập một kế hoạch cụ thể cho buổi làm việc. Nhà tâm lý học nhận thức & thần kinh học Daniel Joseph Levitin đã nhận xét trong quyển sách The Organized Mind rằng chúng ta có xu hướng quá tin tưởng vào não bộ trong việc ghi nhớ công việc và sắp đặt thứ tự ưu tiên chúng trong vô thức Nhưng khi chúng ta tiếp xúc với quá nhiều thông tin đặc biệt là trong thời đại có Internet ở khắp mọi nơi não bộ có xu hướng hoạt động kém hơn những gì chúng ta tưởng bởi vì hệ thần kinh cũng cần phải được nghỉ ngơi sau khi xử lý các thông tin không liên quan đó.

Đó cũng là lý do khiến chúng ta hay quên và tiêu tốn năng lượng của mình vào những công việc không cần thiết. Lý thuyết về ngoại hóa thông tin, hay đưa thông tin ra môi trường xung quanh, đã được Daniel giới thiệu trong quyển sách này. Chúng ta thường quên vị trí chùm chìa khóa đã được cất ở một góc nào đó. Nhưng khi sở hữu một móc chìa khóa treo cố định trên tường, khả năng bạn làm mất chìa khóa sẽ được hạn chế tối đa Tương tự, một bản kế hoạch thích hợp cũng sẽ giúp bạn tránh được việc quên những nhiệm vụ quan trọng. Tuy việc lập các bản kế hoạch cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, hoặc mỗi năm có vẻ đơn giản, nhưng đáng ngạc nhiên là rất nhiều người vẫn chưa bao giờ sử dụng hoặc thất bại trong việc duy trì phương pháp này để làm việc hiệu quả hơn.

TẠI SAO PHẢI LẬP BẢN KẾ HOẠCH Khi giữ thói quen lập những bản kế hoạch cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, hoặc mỗi năm bạn có xu hướng hoàn thành được nhiều công việc đã đặt ra hơn nhờ tâm lý chịu trách nhiệm cho những gì bạn đã cam kết. Bên cạnh đó, bằng cách đặt thứ tự ưu tiên cho mỗi công việc, bạn có thể xem xét việc nào nên cần sự tập trung của bạn ngay tức việc nào có thể để dành, và việc nào có thể loại bỏ hoặc chuyển giao cho người khác. Ngoài ra, khi bạn hoàn thành một công việc, bạn có thể dễ dàng tìm ra mình cần phải làm gì tiếp theo bằng cách nhìn vào danh sách đã liệt kê. Điều này giúp bạn xóa bỏ được tình trạng quá tải công việc và tập trung vào đúng công việc quan trọng hơn cần phải hoàn thành.

Về khía cạnh tâm lý, những bản kế hoạch còn tạo ra cảm giác an toàn bởi vì chúng ta không còn phải lo lắng việc bỏ lỡ một nhiệm vụ quan trọng nào đó. Cảm giác khi nhìn vào những công việc đã được hoàn thành trong ngày cũng giúp giảm bớt căng thẳng trong công việc và tạo ra những suy nghĩ tích cực hơn. Vậy làm thế nào để lập kế hoạch hiệu quả? Để sở hữu một lịch trình công việc hợp lý và hiệu quả, các bạn có thể thực hiện những bước dưới đây: Bước 1: Viết ra tất cả những tasks mà bạn cần hoàn thành. Nếu chúng quá lớn và yêu cầu quá nhiều thời gian, hãy chia nhỏ những nhiệm vụ thành các bước nhỏ để tránh tình trạng không thể hoàn thành những thứ đã viết ra.

Mỗi nhiệm vụ không nên tốn nhiều hơn 1 hoặc 2 giờ để hoàn thành. Bước 2: Nhìn xuyên suốt danh sách vừa liệt kê, hãy đặt thứ tự ưu tiên từ A đến F . Nếu bạn có quá nhiều nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao, hãy nhìn vào danh sách một lần nữa và đánh giá cái nào quan trọng hơn, hoặc tốn ít thời gian hơn để hoàn thành. Bước 3: Khi bạn hoàn thành những bước trên, hãy viết lại danh sách theo thêm một lần nữa, dựa trên mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ. Cuối cùng, hãy thêm những yếu tố quan trọng như là thời điểm bắt đầu mỗi task, ước tính thời gian hoàn thành, deadline, hoặc những yếu tố bạn cho là quan trọng.


https://www.youtube.com/watch?v=YZEN1suFijAChào các bạn, hôm nay mình sẽ đề cập đến một vấn đề mà hầu như tất cả chúng ta đều đã từng trải qua. Đã bao giờ bạn cảm thấy quá tải bởi khối lượng công việc phải làm? Hay bạn có thường xuyên bị trễ deadline? Hoặc quên mất phải làm một việc quan trọng

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *